MIX – Datenschutzerklärung

MIX – Datenschutzerklärung

Grundlage eines effektiven Datenschutzes ist die umfassende Information über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten („Datenverarbeitung“). Daher möchten wir Sie informieren,

▪ Wann bzw. bei welchen Nutzungen wir Daten verarbeiten

▪ Welche Daten wir aus welchen Gründen verarbeiten

▪ Wer Daten erhält

▪ Welche Rechte Sie wegen der Datenverarbeitung durch uns haben.

Diese Datenschutzerklärung regelt nur die Nutzung personenbezogener bei Nutzung unserer MIX Mobile Applikation („App“).

Diese Datenschutzerklärung können Sie dauerhaft und jederzeit über den App Store oder direkt unter der Adresse https://mix-identityserver.azurewebsites.net/Home/MixMobilePrivacyPolicy abrufen, ausdrucken oder herunterladen.

I. Kontaktinformationen

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Rahmen dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

INDECA 4D GmbH

Etzelstrasse 1-25

74076 Heilbronn, Germany

Fon: +49 7131 61 875 – 0

Mail: hello@4d.gmbh

Handelsregister beim Amtsgericht Stuttgart: HRB 763192

Geschäftsführer: Marcel Appolt, Ulrich Beck

II. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Nutzung der App macht die Verarbeitung verschiedener Informationen erforderlich. Darüber hinaus richtet sich der Umfang der Datenverarbeitung nach Ihrer Nutzung der Funktionalitäten der App, beispielsweise wenn Sie bestimmte Softwaremodule nutzen, über unseren Service Desk mit uns kommunizieren oder Sitzungen mit anderen Nutzern erstellen.

Sie sind bei reiner Nutzung der App nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen, die nicht für die Nutzung der App sowie der jeweiligen Funktionalitäten erforderlich sind. Soweit die Bereitstellung dieser Daten aber technisch zwingend mit der Nutzung weiterer Services verbunden ist, führt eine Weigerung dazu, dass Sie ausgewählte Services nicht nutzen können.

Als Nutzer unserer App unterliegen Sie keiner automatisierten Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten werden nachfolgend dargestellt.

Verarbeitungsgrund Rechtsgrundlage in der DSGVO Erläuterung
Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen Art. 6 Abs. 1 b) Eine Verarbeitung erfolgt nur in dem Umfang, der für die Wahrnehmung und Erfüllung der Rechte und Pflichten aus dem Vertrag erforderlich ist. Soweit nicht ausdrücklich anders dargestellt, erfolgt die Datenverarbeitung durch uns nur in diesem Umfang.
Berechtigtes Interesse Art. 6 Abs. 1 f) Eine Verarbeitung erfolgt, soweit wir ein berechtigtes Interesse haben und keine entgegenstehenden überwiegenden Interessen des Betroffenen ersichtlich sind. Das konkrete Interesse wird in dieser Datenschutzerklärung im Rahmen der Verarbeitungsdarstellung erläutert.
Einwilligung Art. 6 Abs. 1 a) Eine Verarbeitung erfolgt, soweit Sie hierzu ausdrücklich der Art und dem Umfang der Datenverarbeitung zugestimmt haben. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die bis zu diesem Zeitpunkt erfolgte Verarbeitung wird davon aber nicht betroffen.
Rechtliche Pflicht Art. 6 Abs. 1 c) Eine Verarbeitung erfolgt, soweit dies zur Erfüllung deutscher oder europäischer gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

3. Datenlöschung und Speicherdauer

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald die Rechtsgrundlage für deren Verarbeitung entfällt. Teilweise können Rechtsgrundlagen aber auch parallel bestehen bzw. kann mit Wegfall einer Rechtsgrundlage eine neue eingreifen, wie beispielsweise die Pflicht, bestimmte Daten zur Erfüllung einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht zu speichern.

III. Datenverarbeitung bei Nutzung der App

Damit Sie unsere App sowie deren Softwaremodule nutzen können, ist es erforderlich, dass wir bestimmte Informationen zu verarbeiten. Dies erfolgt bereits, wenn Sie unsere App herunterladen. Zudem macht die Nutzung der Funktionalitäten eine weitergehende Datenverarbeitung erforderlich.

1. Log Files

Bei Nutzung der App sendet Ihr Gerät verschiedene Informationen an unseren Server, sog. Log-Files. Diese benötigen wir, um proaktive Fehleranalysen durchführen zu können. Dabei werden die folgenden Daten erhoben:

▪ Login-Zeiten (Datum und Uhrzeit)

▪ Upload von Assets

▪ IP-Adresse

▪ Betriebssystem inkl. Version

▪ Hardwareinformationen

▪ Account-ID

Wir speichern diese Daten auf unseren Servern. Eine Zusammenführung dieser Daten mit weiteren Daten über Sie erfolgt nicht. Gespeicherte Logfiles werden spätestens nach Ablauf von 30 Tagen gelöscht, es sei denn eine längere Speicherung ist erforderlich, um beispielsweise missbräuchliche Nutzungen unserer App abzuwehren oder aufzuklären.

2. Account und Registrierung

Wenn Sie sich für die Nutzung unserer App registrieren und einen Nutzeraccount anlegen, speichern wir die Daten, die Sie uns im Rahmen der Registrierung mitteilen. Erforderlich ist hierbei die Angabe der folgenden Daten:

▪ Vor- und Nachname

▪ Firma

▪ E-Mail-Adresse

Für eine spätere Anmeldung müssen Sie dann nur noch Ihre E-Mail-Adresse und Ihr ausgewähltes Passwort angeben. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung dieser Daten ist die Erforderlichkeit zur Erfüllung des Nutzungsverhältnisses. Die Speicherdauer bemisst sich entsprechend grundsätzlich an der Dauer der Vertragsbeziehung. Nach deren Ende können aber alternative Rechtsgrundlagen eingreifen, wie etwa gesetzliche Speicherfristen.

Sie haben außerdem die Möglichkeit sich mit einem Gast-Account anzumelden. In diesem Fall ist keine zusätzliche Datenverarbeitung erforderlich, allerdings können Sie in diesem Fall nicht alle Funktionalitäten der App sowie der Softwaremodule nutzen.

3. MIX AssetBox

Wenn Sie das Softwaremodul MIX AssetBox verwenden, werden personenbezogene Daten auf unseren Servern verarbeitet und mit anderen Usern geteilt. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO, da die Datenverarbeitung für die Erbringung unserer Dienste bzw. die Nutzung der Funktionalitäten des Softwaremoduls erforderlich ist.

Dabei werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

▪ Account-Daten des für Datei-Uploads Verantwortlichen

▪ Datei-Uploads (z.B. Videos und PDF-Dateien), sofern diese personenbezogene Daten enthalten

Die Verarbeitung erfolgt auf Computersystemen, die rechtlich unter unserer Kontrolle stehen, auf die wir aber nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung zugreifen. Daher haben wir in der Regel keinen Zugriff auf die hier beschriebenen personenbezogenen Daten. Sie können Ihren Account sowie hochgeladene Dateien jederzeit selbst löschen. Alle zugehörigen Daten wie 3D Daten, PDF-Dateien und Videos sowie Meta-Daten werden dabei gelöscht.

4. MIX Assistance

Wenn Sie das Softwaremodul MIX Assistance nutzen, werden personenbezogene Daten auf unseren Servern verarbeitet und mit anderen Usern geteilt. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO, da die Datenverarbeitung für die Erbringung unserer Dienste bzw. die Nutzung der Funktionalitäten des Softwaremoduls erforderlich ist.

Dabei werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

▪ Video- und Audiodateien bei Nutzung der Kamerafunktionen. Diese Dateien werden auf unseren Servern verarbeitet und Teilnehmern von Video-Konferenzen geteilt.

▪ Kommunikationsdaten bei Nutzung der Chat-Funktion

Die Verarbeitung erfolgt auf Computersystemen, die rechtlich unter unserer Kontrolle stehen, auf die wir aber nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung zugreifen. Daher haben wir in der Regel keinen Zugriff auf die hier beschriebenen personenbezogenen Daten. Sie können Ihren Account jederzeit selbst löschen. Alle zugehörigen Daten wie 3D Daten, PDF-Dateien und Videos sowie Meta-Daten werden dabei gelöscht.

5. MIX Link

Wenn Sie das Softwaremodul MIX Link verwenden, werden personenbezogene Daten auf unseren Servern verarbeitet und mit anderen Usern geteilt. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO, da die Datenverarbeitung für die Erbringung unserer Dienste bzw. die Nutzung der Funktionalitäten des Softwaremoduls erforderlich ist.

Dabei werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

▪ Video- und Audiodateien bei Nutzung der Kamerafunktionen. Diese Dateien werden auf unseren Servern verarbeitet und Teilnehmern von Video-Konferenzen geteilt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Computersystemen, die rechtlich unter unserer Kontrolle stehen, auf die wir aber nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung zugreifen. Daher haben wir in der Regel keinen Zugriff auf die hier beschriebenen personenbezogenen Daten. Sie können Ihren Account jederzeit selbst löschen. Alle zugehörigen Daten wie 3D Daten, PDF-Dateien und Videos sowie Meta-Daten werden dabei gelöscht.

6. INDECA 4D Service Desk

Über die Support Funktion unserer App können Sie uns jederzeit eine Anfrage senden. Dabei werden Sie über den Support-Button auf unsere Website https://mix-identityserver.azurewebsites.net/Home/Support weitergeleitet. Bei Aufruf der Website werden personenbezogene Daten verarbeitet. Die entsprechenden Informationen entnehmen Sie bitte der entsprechenden, unter https://mix-identityserver.azurewebsites.net/Home/Agb aufrufbaren Datenschutzerklärung.

Wenn Sie uns mit unserem Support-Team per E-Mail Kontakt aufnehmen, werden die dabei übermittelten personenbezogenen Daten in Abhängigkeit vom Inhalt der Nachricht verarbeitet. Wir verwenden diese Daten ausschließlich für die Beantwortung Ihrer Anfrage und die damit verbundene Kommunikation. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung Ihrer Daten hängt vom Inhalt Ihrer Anfrage ab. Grundsätzlich gilt hier unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der Kontaktfunktionalität und der Beantwortung Ihrer darüber übermittelten Anfrage. Wenn Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrages mit uns gerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen dieses vorvertraglichen Schuldverhältnisses.

Ihre Daten werden gelöscht, sobald Ihrer Anfrage abschließend bearbeitet wurde. Im Falle eines Vertragsschlusses verarbeiten wir die Daten ggf. zur Vertragserfüllung weiter.

IV. Nutzungsanalyse

Wir möchten die Nutzbarkeit unserer App weiter verbessern. Aus diesem Grund erheben wir bei Nutzung der App auch Daten über Nutzungsverhalten, das wir zu diesem Zweck auswerten. Die Datenverarbeitung zu Analysezwecken erfolgt nur, wenn Sie uns hierfür eine Einwilligung erteilen. Diese Einwilligung bildet dann entsprechend auch die Rechtsgrundlage der dargestellten Verarbeitungsvorgänge inklusive etwaiger Datenübermittlungen in Drittländer wie die USA.

V. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Soweit die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder unserem berechtigten Interesse basiert, haben Sie jederzeit das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen oder Ihre erteilte Einwilligung zu widerrufen. Ihr Widerspruch bzw. Widerruf hat lediglich Wirkung für die Zukunft. Sie können sich jederzeit zur Ausübung Ihres Widerspruchs- oder Widerrufsrechts an widerspruch@4d.gmbh wenden. Wenn Sie einer Verarbeitung aufgrund unseres berechtigten Interesses widersprechen, dürfen wir die Verarbeitung dennoch fortführen, wenn wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen.

VI. Betroffenenrechte

Wenn wir Ihre Person bezogene Daten verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne von Art. 4 Abs. 1 DSGVO. Als Betroffener stehen Ihnen in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten die nachfolgenden Rechte zu. Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich unter den oben angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.

Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO

Sie haben ein Recht auf Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten. Dies umfasst die in Art. 15 DSGVO dargestellten Pflichtinformationen.

Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO

Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung falscher sowie die Vervollständigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe eingreift, insbesondere wenn keine Rechtsgrundlage mehr für die Verarbeitung vorliegt.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der in Art. 18 DSGVO genannten Gründe eingreift, insbesondere, auf Ihren Wunsch hin, statt einer Löschung der Daten.

Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO

Sie haben das Recht, alle bei uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format herauszuverlangen und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln.

Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

VII. Empfänger von Daten

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung der App erfolgt zum Teil auch durch Auftragsverarbeiter, insbesondere der Betrieb unserer Server durch Microsoft Azure. Auftragsverarbeiter werden ausschließlich auf der Grundlage einer Vereinbarung zu Auftragsvereinbarung nach Maßgabe von Art. 28 Abs. 3 DSGVO einbezogen.

VIII. Datenübermittlung in Drittländer

Die personenbezogenen Daten, die bei Nutzung der App verarbeitet werden, werden auch in Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes übermittelt.

Wir nutzen die Microsoft Azure Cloud Services, bei denen es sich um einen Dienst der Microsoft Corporation handelt. Die Microsoft Corporation hat Ihren Sitz in den USA (ein „Drittland“ gemäß Art. 44 GDPR) und ist nach dem Datenschutzvertrag „EU-US Privacy Shield“ zertifiziert, der die Einhaltung eines europäischen Datenschutzstandards garantiert. Wir nutzen zudem Turnserver-Services der Firma Xirsys. Xirsys hat seinen Sitz ebenfalls in den USA (ein „Drittland“ gemäß Art. 44 GDPR).

Stand: September 2018